SEI/UFU - 5835931 - Ata de Reunião

ATA DA 17ª reunião/2024 Do Colegiado de Extensão do Instituto de Ciências Agrárias DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE UBERLÂNDIA

Em 25 de outubro de 2024, às 14 horas, via web Teams, teve início a décima sétima reunião do Colegiado de Extensão do ano em curso, sob a Presidência da professora Tatiane Melo de Lima, estando presentes os membros citados no final desta Ata. Justificadas as ausências. A reunião transcorreu da seguinte forma: 1. Leitura e aprovação das atas da 13ª à 15ª reuniões ordinárias do colegiado de 2024. 2. Ordem do dia: 2.1. Participação do professor e diretor do ICIAG Hudson de Paula na reunião do colegiado: Durante a reunião procurou-se um alinhamento e esclarecimento sobre os critérios de avaliação e correção do colegiado nas ações de extensão, tendo como pontos principais a) o alinhamento e a colaboração: A reunião foi iniciada com a manifestação da professora Tatiane Melo de Lima, que destacou a importância de manter uma comunicação mais fluida e reduzir ruídos para facilitar o trabalho de todos e garantir um bom ambiente colaborativo. O professor Hudson de Paula Carvalho mencionou preocupações que alguns professores trouxeram a respeito do processo de avaliação de projetos, especialmente em relação à demora e a revisões consideradas, por vezes, excessivas. O professor Hudson compartilhou seu desejo de tranquilizar seus colegas e entender melhor os critérios aplicados nas correções do colegiado, de forma a melhorar a compreensão do processo; b) aproximação com as diretrizes da PROEX: A professora Tatiane explicou que o colegiado realiza as revisões conforme as normativas e recomendações da Pró-Reitoria de Extensão (PROEXC), a fim de evitar problemas e correções posteriores. Esses critérios, como a presença de referências e o alinhamento com a política de extensão, são exigências necessárias para facilitar a aprovação direta dos projetos na PROEX. Em seguida, a professora Sueli Moura Bertolino exemplificou que ela mesma já recebeu projetos com sugestões específicas da PROEXC, como por exemplo, a inclusão de termos como "diálogo" e "troca de saberes", e reforçou que tais orientações garantem que os projetos estejam em conformidade com o caráter de extensão, evitando que sejam interpretados como pesquisa; c) feedback construtivo e autonomia dos professores: foi reforçado que o colegiado busca respeitar a autonomia dos professores ao elaborar seus projetos, orientando para que estes se adaptem aos critérios exigidos nas normativas de extensão e fluam sem entraves. A professora Tatiane também comentou que o colegiado está sempre disponível para esclarecer dúvidas e apoiar os professores com orientações específicas, conforme já ocorreu em reuniões anteriores, as quais ela exemplificou durante a discussão. Em seguida a professora Adriane de Andrade Silva explicou que o objetivo das orientações do colegiado é evitar o retrabalho e facilitar a aprovação dos projetos sem retornos excessivos, permitindo um processo mais rápido e direto; d) valorização do diálogo e da comunicação direta: O professor Hudson elogiou o trabalho do colegiado e enfatizou a importância de uma comunicação mais direta por parte dos docentes, sugerindo que eventuais dúvidas ou insatisfações sejam abordadas pessoalmente/diretamente, promovendo um ambiente de diálogo e entendimento mútuo. Ele pontuou que a comunicação direta tende a ser mais eficaz e evitaria situações desnecessárias de conflito. A professora Tatiane concordou e sugeriu que, sempre que possível, as dúvidas sejam discutidas internamente, com o colegiado, para preservar a harmonia entre todos. O resumo dos encaminhamentos e manutenção de normativas por parte do colegiado sobre essa discussão foram: manter a disposição para reuniões de orientação e esclarecimentos com os professores que submetem projetos de extensão, especialmente os que estão começando no processo; seguir as normas da PROEXC, mas também promover um espaço para feedbacks, buscando constantemente melhorar o processo de tramitação; considerar a realização de uma breve orientação para novos projetos, abordando os critérios de avaliação e simplificando o entendimento dos requisitos para todos os docentes. A discussão foi concluída com todos concordando sobre a importância de uma comunicação clara e colaborativa, com um compromisso em continuar promovendo um ambiente onde todos possam contribuir de maneira produtiva para o sucesso das ações de extensão. 2.2. Fluxograma de ações com recursos financeiros: A professora Tatiane aproveitou a presença do professor Hudson para discutir e definir o melhor fluxograma para a prestação de serviços, conforme solicitado por ele anteriormente. A professora Tatiane iniciou a conversa destacando a necessidade de revisar o fluxo de tramitação dos documentos, um trabalho em que já tiveram contribuições da secretária Yara e da professora Sueli. O professor Hudson também participou dos comentários, expressando dúvidas sobre o entendimento do processo atual. Houve divergências sobre o entendimento do fluxo. O professor Hudson apontou a necessidade de simplificação e clareza nas etapas. A secretária Yara ressaltou a importância de alinhar o fluxograma com as diretrizes já definidas pela Proex. Foi discutido o momento apropriado para a inclusão da planilha de custos (DOAS) no processo do fluxograma após aprovação da ação pela PROEX. O professor Hudson sugeriu que o envio desta planilha poderia ser paralelo ao trâmite do projeto dentro da unidade, sem necessariamente inseri-la no início do processo. A secretária Yara, no entanto, salientou que a Proex exige a planilha para validação. A professora Tatiane se comprometeu a consultar a Proex para verificar se é viável tramitar o projeto sem a inclusão inicial da planilha DOAS. Os professores Hudson e Sueli comentaram sobre o papel da fundação em acompanhar o processo, sugerindo que algumas etapas pudessem ser realizadas concomitantemente para reduzir o tempo de tramitação. O professor Hudson sugeriu que as instruções para os proponentes sejam claras e diretas, de forma que possam seguir os procedimentos sem confusão. Ele destacou que muitos proponentes enfrentam dificuldades por realizarem esses processos de forma esporádica. A professora Sueli destacou que para fazer o fluxograma bem feito, precisa focar nas ações do proponente. A professora Tatiane ficou responsável por confirmar com a Proex a possibilidade de tramitação sem a inclusão imediata da planilha DOAS, conforme solicitado pelo professor Hudson e sobre os ajustes finais no fluxograma, será revisada a necessidade de realizar algumas ações em paralelo ou série, conforme orientação da resolução vigente e considerando os desafios operacionais mencionados. 2.3. Discussão e aprovação dos pareceres das ações enviadas pelo SIEX e indexadas no Sei sob os números de processos, com seus respectivos pareceristas: O processo 23117.070810/2024-05- (Adriane), foi analisado e devolvido para correções com unanimidade. O processo 23117.071473/2024-65(Adriane) foi analisado e indeferido por unanimidade, pois foi cadastrado na modalidade de ação errada. O processo 23117.070808/2024-28 - (guilherme.camelo) foi deferido por unanimidade. O processo 23117.070807/2024-83 - (suelibertolino) foi devolvido para correções por unanimidade. O processo 23117.070809/2024-72 - (lima.tm) foi indeferido por unanimidade, pois foi cadastrado na modalidade de ação errada. 4.Outros: 4.1. Mandatos dos membros finalizando: O representante técnico Arthur de Paula informou que seu mandato, assim como o das representantes docentes Adriane de Andrade Silva e Sueli Moura Bertollino, se encerra em março de 2025. Diante disso, será necessário organizar uma nova eleição para os membros do colegiado de extensão. Arthur comprometeu-se a verificar a possibilidade de antecipar o processo eleitoral até dezembro de 2024. Ele também mencionou que provavelmente não buscará reeleição ao colegiado, pois está concorrendo ao cargo de representante técnico do CONGRAD. 4.2. Definir as próximas reuniões do colegiado: Após discussão sobre as últimas reuniões do ano, os membros do colegiado decidiram que os próximos encontros do colegiado de extensão ocorrerão nos dias 8 e 22 de novembro e 13 de dezembro. Não houve mais assuntos a serem tratados. Às 16 horas e 45 minutos foi encerrada a reunião e para constar, lavrei esta que, após lida e aprovada, será assinada por mim, Yara Cristina Batista de Sousa, na qualidade de Secretária, pela Presidente e pelos membros. Uberlândia, 25 de outubro de 2024.

Documento assinado eletronicamente por Arthur Silva de Paula, Membro de Colegiado, em 08/11/2024, às 15:21, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Yara Cristina Batista de Souza, Assistente em Administração, em 08/11/2024, às 15:21, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Tatiane Melo de Lima, Coordenador(a), em 08/11/2024, às 15:21, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Guilherme Henriques Camelo, Membro de Colegiado, em 08/11/2024, às 15:29, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Sueli Moura Bertolino, Membro de Colegiado, em 17/12/2024, às 08:46, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://www.sei.ufu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 5835931 e o código CRC C10069B1.