SEI/UFU - 6729456 - Ofício Circular

O Comitê de Governança Digital da Universidade Federal de Uberlândia – CGD/REITO-UFU (Portaria de Pessoal UFU nº 1.839, de 20/03/2025) encaminha o presente Ofício Circular nº 1/2025/CGD/REITO-UFU (Processo SEI NUP 23117.068806/2025-50, Doc. SEI nº 6729456) e solicita ampla divulgação aos setores Acadêmicos e Administrativos da Universidade Federal de Uberlândia, visando conscientizar, esclarecer e orientar a respeito de boas práticas, quanto ao adequado tratamento de dados pessoais por parte das pessoas integrantes da Comunidade da UFU.

Diariamente, são produzidos e compartilhados centenas de dados no âmbito da Universidade, nesse sentido orientamos a necessidade de observar o disposto na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) - LEI Nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, que "dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural". O Art. 5º da LGPD define:

I - dado pessoal: informação relacionada à pessoa natural identificada ou identificável; (citamos alguns exemplos: CPF; RG; número de telefone pessoal; endereço residencial; e-mail pessoal; dados bancários; assinaturas manuscritas por extenso ou rubricas em atas, abaixo-assinados, listas de presença, dentre outros; título de eleitor; histórico escolar; declaração de imposto de renda)

II - dado pessoal sensível: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural; [...]

V - titular: pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento; [...]

X - tratamento: toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração; [...]"

Salientamos que a Lei de Acesso à Informação (LAI) - Lei nº 12.527, de 18 de outubro de 2011 determina que "o tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais" e "terão seu acesso restrito a agentes públicos legalmente autorizados e à pessoa que a elas se referirem".

Orientamos que as pessoas que tratam dados pessoais tenham cuidado na publicização de informações pessoais em sites de unidades acadêmicas e administrativas da UFU e demais sites institucionais; em mídias e redes sociais; por aplicativos tais como o WhatsApp, em documentos eletrônicos e em Processos SEI! com nível de acesso público. Quando aplicados formulários de coleta na web, é necessário deixar clara a finalidade de cada informação, ou conjunto de informações que estão sendo coletadas. Além disso, deve-se ter o cuidado de não compartilhar os dados pessoais que se tem acesso, com ninguém, de dentro ou fora da Universidade.

Cabe ressaltar que a Portaria REITO Nº 428, de 05 de abril de 2024, que "Regulamenta a utilização do Sistema Eletrônico de Informações - SEI na Universidade Federal de Uberlândia e define melhores práticas", dispõe que:

Art. 5º Os processos e documentos produzidos no âmbito do SEI deverão ser classificados pelo usuário quanto ao nível de acesso, de acordo com a devida hipótese legal, sendo preferencialmente selecionada a opção "Público".

Parágrafo único. Os processos e documentos que devam ter seu acesso restrito, como por exemplo aqueles que contenham dados pessoais, deverão ser classificados assim pela unidade que os incluir no sistema, indicando a hipótese legal que embasou a restrição. (grifo nosso)

Para a minimização dos riscos no tratamento de dados pessoais na UFU, sugerimos a adoção do princípio de que dado pessoal é privado e não público. A regra para dado pessoal é a sua não publicização, a fim de garantir a privacidade das pessoas titulares desses dados. Existem exceções e essas devem ser embasadas legalmente. Caso haja a necessidade da publicização de dados pessoais, é possível fazê-la por meio de anonimização, por tarjamento ou uso de caracteres, por exemplo.

Na dúvida, procure anonimizar os dados com os quais você lida e nunca os compartilhe com terceiros, seja de dentro ou de fora da UFU. Na ferramenta SEI procure categorizar os documentos e processos que contenham esses dados sensíveis como RESTRITO para que as informações sejam resguardadas.

Por fim, esclarecemos que a responsabilização das pessoas envolvidas na publicização de dados pessoais quando feita de forma irregular é prevista tanto na LAI quando diz que constitui conduta ilícita "divulgar ou permitir a divulgação ou acesso ou permitir acesso indevido à informação sigilosa ou informação pessoal" (Art. 32); quanto na LGPD que afirma que "o controlador ou operador que, em razão do exercício de atividade de tratamento de dados pessoais, causar a outrem dano patrimonial, moral, individual ou coletivo, em violação à legislação de proteção de dados pessoais, é obrigado a repará-lo;" (Art. 42).

Colocamo-nos à disposição para esclarecimentos e informações adicionais, pelo e-mail dpo@ufu.br, ou acesse o site <http://www.ufu.br/clgpd>.

NÚBIA DOS SANTOS SAAD
Encarregada pelo Tratamento de Dados Pessoais na UFU (Portaria REITO nº 1.282, 05/03/2024)

Documento assinado eletronicamente por Catarina Machado Azeredo, Presidente, em 03/10/2025, às 11:34, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Nubia dos Santos Saad, Membro de Comitê, em 03/10/2025, às 11:37, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Mauricio Cunha Escarpinati, Membro de Comitê, em 03/10/2025, às 11:44, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://www.sei.ufu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 6729456 e o código CRC 05AC03CD.