SEI/UFU - 5622204 - Ata de Reunião

ATA DA 7ª reunião/2024 DO Colegiado de Extensão do Instituto de Ciências Agrárias DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE UBERLÂNDIA

Em 02 de maio de 2024, às 8:30 horas, via plataforma MS Teams, teve início a 7ª reunião do Colegiado de Extensão do Instituto de Ciências Agrárias do ano em curso, sob a Presidência da Professora Tatiane de Melo Lima, estando presentes os membros citados no final desta Ata. A reunião transcorreu da seguinte forma: 1. Ata da 6ª reunião do ano de 2024: As atas serão feitas após a greve dos técnicos. 2. Comunicações: 2.1. Reunião com a escola de extensão sobre o relatório final de atividade cadastrado no SIEX: A professora Tatiane iniciou a reunião explicando que a convocação para uma reunião com a PROEX se deu devido à insatisfação com o relatório atual, que não apresenta os indicadores necessários. Foi abordada a necessidade de desenvolver uma nova ferramenta para coleta de indicadores. Estiveram presentes na reunião as servidoras Ana Angélica e Valéria. A servidora Ana Angélica comentou sobre o relatório existente, que está inativo no CETIC devido à redução de pessoal e outras questões. A expectativa é que um novo modelo esteja disponível até final de 2024. A professora Tatiane ressaltou que é essencial criar um formulário específico para coletar os indicadores necessários, principalmente os da PROEXC. Segundo ela, a Ana Angélica sugeriu evitar informações duplicadas e ajustar o formulário após a disponibilização do novo modelo. Em relação aos procedimentos e relatórios, a professora Tatiane mencionou a necessidade de inserir o relatório no mesmo processo de parecer das propostas e ter a análise do parecerista. Foi discutida a importância de registrar e divulgar fotos das ações realizadas, com a sugestão de usar as fotos para posts no Instagram. Segundo ela, a Ana Angélica da PROEX, confirmou que o sistema aceita até 12 fotos por relatório, incluindo lista de presença e folders e sugeriu também a utilização desse material para divulgação nas redes sociais. A professora Tatiane destacou ainda, a importância de revisar o PEX(PLANO DE EXTENÇÃO DA UNIDADE) e realizar reuniões de planejamento regularmente para evitar a perda de informações essenciais. A aprovação do PEX está prevista para a próxima reunião do CONSEX(Conselho de Extensão e Assuntos Estudantis). A professora Sueli Bertollino concordou e mencionou a necessidade de planejamento contínuo. 2.2. Situação do Cadastro das ACEs do ICIAG antes do início do semestre letivo: A professora Tatiane Melo de Lima relatou a situação dos cadastros das atividades do ICIAG antes do início do próximo semestre. Os cadastros das atividades da Agronomia de Monte Carmelo e Ambiental estão atualizados, mas há problemas com o Curso de Agronomia de Uberlândia. A professora Adriane de Andrade Silva sugeriu enviar um ofício para formalizar a solicitação de atualização e evitar problemas futuros com os alunos. A professora Sueli Bertolino concordou com a sugestão de enviar um ofício, para garantir que a comunicação seja recebida e compreendida pelas coordenações e professores. 3. Ordem do dia: 3.1. Informações sobre a autorização para execução das atividades de extensão e cultura no parecer: Discutiu-se a questão da autorização de uso de imagem e termos necessários para a realização das atividades. A PROEX disponibiliza três tipos de formulários: Termo de anuência; Termo de autorização de uso de imagem; Termo de cessão de direitos autorais. Foi enfatizado que todos os proponentes devem estar atentos a essas questões para garantir a conformidade e evitar problemas futuros, especialmente em relação à divulgação de imagens e outros materiais. Foi discutido também a questão dos procedimentos e documentos, a qual a professora Tatiane Melo de Lima informou que elaborou um texto para inclusão nos pareceres dos projetos, destacando a importância dos termos de autorização e cessão de direitos autorais. Este texto já foi inserido em alguns pareceres e está disponível para revisão. Foi sugerido pela professora Adriane de Andrade Silva que as informações sobre termos e autorizações sejam destacadas na seção de informações importantes dos pareceres, em vez de na conclusão, para garantir que os proponentes tomem ciência de sua importância. As professoras Sueli Moura Bertolino e Tatiane Melo de Lima discutiram a necessidade de padronizar a abordagem para o cadastro de projetos, com a inclusão de códigos e vínculos necessários. A sugestão foi unânime para que todos os projetos de extensão sejam cadastrados e que constem informações sobre sua vinculação a programas e atividades curriculares extensão (ACE). 3.2. Discussão e aprovação dos pareceres das ações enviadas pelo Siex e indexadas no SEI sob os seguintes números de processo, com seus respectivos pareceristas: Processos nº 23117.028895/2024-11; 23117.028910/2024-21; 23117.026956/2024-13 - Professora Tatiane Lima; Processos nº ; 23117.028906/2024-62 - Professora Sueli Bertolino; Processos nº 23117.027546/2024-81; 23117.028889/2024-63Professora Adriane: todas as ações foram discutidas e devolvidas com unanimidade para correções. O processo 23117.028295/2024-52 - Professora Tatiane Lima, foi indeferido por unanimidade por estar na modalidade errada. 3.3. Definição de normas internas da coordenação de extensão (relatório Final): A professora Tatiane Melo de Lima iniciou a discussão destacando a necessidade de definir normas internas para os relatórios finais, observando a importância de ter um formulário padrão para padronizar e facilitar o processo. Mencionou a proposta de incluir um checklist para garantir que os relatórios atendam às principais exigências e sugeriu que, após a submissão dos relatórios no sistema (Siex), um e-mail fosse enviado ao professor solicitando o preenchimento do formulário. A professora Sueli Moura Bertolino concordou com a proposta de implementar um checklist e mencionou a necessidade de simplificar o processo para evitar sobrecarga na análise dos relatórios finais. A professora Adriane de Andrade Silva concordou com a proposta e mencionou a possibilidade de realizar uma reunião extraordinária para discutir detalhes adicionais e ajustar o fluxo de trabalho, já que a reunião ordinária estava sobrecarregada com outros assuntos. Quanto às postagens nas Redes Sociais, a professora Tatiane Melo de Lima propôs que, ao receber os relatórios, fossem solicitadas duas fotos representativas das ações realizadas, além de um texto descritivo. Esse material seria utilizado para criar postagens nas redes sociais. A ideia é que a equipe responsável pela comunicação social da instituição poderia pegar o texto fornecido pelos professores e formatar as postagens. Também foi sugerida a inclusão de links para redes sociais próprias dos projetos que já as possuam. A professora Sueli Moura Bertolino destacou a importância de utilizar as redes sociais para aumentar a visibilidade dos projetos e sugeriu que as postagens também fossem feitas no perfil da UFU. Concordou com a ideia de pedir duas fotos e sugeriu que o link para as redes sociais dos projetos fosse incluído nas postagens. A professora Adriane de Andrade Silva reforçou a importância de garantir que os projetos tenham visibilidade e concordou com a proposta de criar postagens a partir das fotos e textos fornecidos. Sugeriu que a divulgação também fosse planejada para o período de férias. Sobre as questões Relacionadas à Greve e Pendências de Projetos, a professora Sueli Moura Bertolino levantou a questão sobre a pendência do projeto com o número 31263, relacionado ao "Vem para UFU", que ainda não teve o parecer finalizado devido à greve. Solicitou a verificação do status atual do projeto. A professora Tatiane Melo de Lima confirmou que o projeto foi deferido, mas ainda não foi analisado pela PROEX devido à greve. Sugeriu que Sueli entrasse em contato com a servidora da PROEX Ana Angélica para obter um retorno mais detalhado sobre a situação. E para finalizar a professora Tatiane Melo de Lima propôs a realização de uma reunião extraordinária para tratar exclusivamente da definição das normas internas e do processo de análise dos relatórios finais. Destacou a necessidade de uma reunião focada para garantir que todos os pontos sejam discutidos adequadamente. A professora Sueli Moura Bertolino e Adriane de Andrade Silva concordaram com a proposta e sugeriram que a reunião extraordinária pudesse ocorrer em maio, após o retorno das férias. 4.Outros: Não houve outros assuntos. Não havendo mais nada a ser tratado, encerrou-se a reunião e lavrei esta ata via gravação de vídeo e transcrição que, após lida e aprovada, será assinada por mim, Yara Cristina Batista de Sousa, na qualidade de Secretário(a), pela Presidente, pelos membros e participantes. Uberlândia, 19 de agosto de 2024.

Documento assinado eletronicamente por Guilherme Henriques Camelo, Membro de Colegiado, em 18/10/2024, às 14:46, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Sueli Moura Bertolino, Membro de Colegiado, em 18/10/2024, às 14:46, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Adriane de Andrade Silva, Membro de Colegiado, em 18/10/2024, às 14:46, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Tatiane Melo de Lima, Coordenador(a), em 18/10/2024, às 14:47, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Yara Cristina Batista de Souza, Assistente em Administração, em 22/10/2024, às 14:11, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://www.sei.ufu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 5622204 e o código CRC AD57CAAC.