SEI/UFU - 4808093 - Ata de Reunião

ATA DA 6ª REUNIÃO/2023 DO COLEGIADO DE EXTENSÃO DO INSTITUTO DE CIÊNCIAS EXATAS E NATURAIS DO PONTAL DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE UBERLÂNDIA

Em 11 de setembro de 2023, às 09:00 horas, na Sala de Reuniões virtuais do Google Meet acessada pelo link https://meet.google.com/bss-gzxm-eud, teve início a sexta reunião do Colegiado de Extensão do Instituto de Ciências Exatas e Naturais do Pontal (ICENP) do ano em curso, sob a Presidência de Gilberto Augusto de Oliveira Brito, estando presentes os membros citados no final desta Ata. Justificadas as ausências de Vitória Helena Alecrim Rocha Medeiros. A reunião transcorreu da seguinte forma: O presidente agradeceu a presença de todos, especialmente da equipe da escola de extensão da UFU. 1. Comunicados - sem registro. 2- Discussão com membros da Escola de Extensão da Universidade Federal de Uberlândia (UFU) sobre dúvidas relativas a pareceres de ações de extensão e relatórios finais - O presidente se apresentou, falou de sua experiência com a extensão na UFU e na instituição anterior e de seu ingresso como coordenador de extensão e dos desafios enfrentados principalmente com relação a curricularização da extensão no ICENP. Pontuou a existência de dúvidas no decorrer dos trabalhos que gostaria de discutir com a equipe. A Ana Angélica Belório se apresentou e agradeceu a oportunidade de diálogo com a extensão e pontuou que a curricularização é um assunto novo para todos, mas que o diálogo é importante. A servidora Marlei fez uso da fala para dizer que a equipe está junto para construir o caminho da extensão, que é uma dinâmica de troca e se colocou à disposição. A diretora de extensão agradeceu a oportunidade e ponderou que o diálogo fortalece e as dúvidas vão sendo dirimidas e se constituindo em experiências para auxiliar os processos, fez breve apresentação dos membros e da estrutura da Diretoria de extensão, bem como das principais atividades e ações, se colocando à disposição. Gilberto iniciou pela dúvida quanto ao prazo de avaliação e exemplificou que o projeto de evento/ação que chega 1 dias antes da data de realização e nem sempre o conselheiro/coordenador tem acesso ao e-mail e consegue avaliar para deferir a proposta antes do prazo de execução. Foi ponderado sobre o que fazer nesses casos e que se pauta pelas normas e resoluções para deferir as ações. Nilson ponderou sobre sua experiência que é de proponente, e que sente falta de um parâmetro. Apontou algumas situações que geraram dúvidas na análise de ações que incluía a falta de alunos na proposta de ação e também em relação aos prazos uma vez que a proposta chegou para ser apreciada posterior a realização da ação, quando descreveu as datas de submissão, encaminhamento para análise. Ponderou que sua indicação foi para o indeferimento, que poderia ser modificada caso o colegiado assim entendesse. Foi colocado pelo presidente que a ação relatada chegou no Sistema de Extensão (SIEX) dia 21, com data de realização no dia 22 e o relator do colegiado recebeu no dia 26. O servidor Nilson propôs instituir como norma a submissão com pelo menos 15 dias de antecedência. Ana Angélica ponderou que a resolução já traz que a ação deve ser submetida e avaliada antes da realização de modo que a Coordenação de Extensão (COEXT) possa avaliar se a mesma está de acordo com a política de extensão da UFU e da Unidade Acadêmica. Destacou a questão formativa e sentiu a ausência de um fluxo, indicando as datas de reunião do colegiado, de datas limites para submissão para aprovação nas reuniões. Comentou que o fluxo tem auxiliado algumas unidades que relataram uma experiência produtiva e deu alguns exemplos, destacando a comunicação dos fluxos aos servidores do ICENP sobre as normativas internas que devem ser estabelecidas pela unidade. A Pró-reitoria de Extensão e Cultura (PROEXC) tem como premissa a questão formativa e não punitiva, pois pode desestimular novas propostas. Sugeriu a elaboração de agenda a ser divulgada, destacando que essa organização ajuda tanto o colegiado como os servidores proponentes. Ponderou que a divulgação das políticas de extensão junto com essas normativas internas é importante, e precisa haver uma organização do processo e divulgação de todas as normativas e prazos. Ponderou que cabe reflexão sobre o processo na emissão de parecer formativo, indicando as necessidades de correção. Destacou da importância da divulgação dos prazos e fluxos de modo a contribuir com o servidor proponente. A diretora Valéria fez uma breve análise sobre a criação da COEXT ICENP, que datou de período anterior à revisão da política de extensão. As normas de funcionamento do ICENP foram elaboradas anteriormente à nova política de extensão em 2019 e ponderou que valeria a pena uma revisão do que foi instituído na COEXT e no PEX do ICENP. Ponderou que as normas de organização e funcionamento da COEXT devem ser publicadas pela Unidade, verificar se foi feito e caso a resposta seja positiva ver a possibilidade de revisão, se não foi feito fazê-lo. Apontou os itens que podem ser negociáveis e não negociáveis nos projetos de extensão, os quais ela discorreu brevemente. Pontuou que depois de realizada a ação não é possível devolver para correção, uma vez que a mesma já foi executada. Pontuou que existe a modalidade de prestação de serviços, mas que não caracterizam extensão. Ponderou que nem todas as ações que envolvam a comunidade externa seja caracterizada extensão. Pontuou que muito do que pode ou vá ocorrer depende das normas de organização e funcionamento da extensão que devem estar aprovadas e publicadas. Finalizou sua fala disponibilizando os processos SEI 23117.019275/2019-23 e 23117.034421/2022-46 para apreciação, possível revisão e ainda a RESOLUÇÃO Nº 25/2019, DO CONSELHO UNIVERSITÁRIO Estabelece a Política de Extensão da Universidade Federal de Uberlândia, e dá outras providências. A servidora Patrícia indagou sobre a participação do estudante se ela deve ser especificamente na equipe executora ou se como participante da ação ele teve sua formação impactada. Foi ponderado que para a curricularização da extensão o aluno precisa compor a equipe executora. Atividade de extensão que o discente participa como ouvinte vai contar como atividade complementar. Prosseguiu explicando a dinâmica dos registros e certificações a partir das dúvidas da professora Patrícia e das formas de participação dos alunos nas atividades. A diretora Valéria ponderou que no registro de propostas tem questionamento e direcionamento para ACE. As Ações Curriculares de extensão (ACE) devem estar registradas no SIEX e articuladas com o diário, plano de ensino. Ponderou que a COEXT deverá observar esses detalhes quando apreciar as propostas. Patrícia indagou sobre as possibilidades a partir da revisão das normas de funcionamento, quem aprova a revisão se somente a aprovação no conselho da unidade seria suficiente. A diretora Valéria indicou a necessidade de aprovação do Conselho de Extensão (CONSEX) antes da publicação. Procedeu-se a leitura da resolução de criação da COEXT ICENP onde ficou estabelecido o fluxo Conselho do Instituto de Ciências Exatas e Naturais do Pontal (CONICENP) e CONSEX. A diretora de extensão, Valéria, se comprometeu a auxiliar com uma revisão técnica antes da submissão aos conselhos de modo a evitar as devoluções para correção. A professora Luciana agradeceu a oportunidade, ponderou que há mudanças em relação a formas de gestão e que existe também dinâmicas diferentes que variam de acordo com cada unidade. Indagou se as normativas seguem uma linha geral da unidade ou vai orientar de acordo com as particularidades de cada curso. Valéria pontuou que a dúvida é recorrente e envolve outra Pró-reitoria que envolve o ensino e que existe um documento sendo construído em parceria com a Diretoria de Ensino (DIREN). Apontou que não existe um fluxo estabelecido, mas avaliação da ação deve seguir o mesmo parâmetro das outras. O fluxo está sendo construído. A COEXT vai receber a atividade/ação, avaliar de acordo com as diretrizes da extensão. Pontuou que a decisão da UFU pelas ACES foi assertiva se comparado a experiências de instituições que tomaram outro caminho, que está lidando com a dificuldade do aluno. Luciana pediu explicação do fluxo de cadastro e da importância da avaliação do parecerista do colegiado de extensão e se após o cadastro quem vai acompanhar a execução da ação, mencionou que a ação está sob análise ainda e aparece como deferida. Ana Angélica, responsável pelo sistema foi acionada para responder. Ponderou que a função da coordenação de extensão alinhada com a Pró-reitoria de extensão é fundamental para estar mais próximo no diálogo e na construção coletiva. Ponderou que a análise e avaliação formativa da unidade é essencial e vai dizer se a atividade está alinhada aos interesses da unidade, às particularidades dos cursos, das necessidades dos alunos, servidores. Pontuou que a representação do colegiado de extensão é de suma importância e deve estar alinhada à política de extensão da UFU e que a diretoria está à disposição para dirimir as dúvidas que surgirem. Ponderou ainda que todas as atividades registradas passam pela COEXT, mas pela PROEX passam somente projetos e programa ou eventos/prestação de serviços com fomento. Ponderou ainda que a avaliação da PROEX é técnica e as vezes pode ser usado para contribuir na questão formativa quando da emissão do parecer. Gilberto relatou situação de duas ações que chegaram e sumiram da área, com a indicação posterior de aprovação. Ana Angélica indicou que o deferimento de ação só pode ser aprovado pelo coordenador de extensão. Aventou-se a possibilidade de alteração da unidade no momento da correção. Foi solicitado o envio do número da ação para averiguação. Luciana colocou situação cadastro agosto, ação setembro, e inclui no cronograma toda a etapa de planejamento da ação desde mês fevereiro. Foi ponderado que podem haver particularidades a serem avaliadas em relação a exequibilidade da ação com relação ao cronograma e vai depender de cada atividade, seria arriscado engessar, delimitar muito, poderia dificultar a proposição e realização das atividades de extensão. Valéria exemplificou a organização e execução de um curso e de como estabelecer as cargas horárias. Nilson questionou as formas de certificação e a indicação de cargas horárias efetivas de trabalho da equipe, que foram dirimidas pela servidora Ana Angélica. O professor Gilberto pontuou situação de projeto que foi devolvido e das ponderações do proponente que apontou as dificuldades e que a forma utilizada pelo docente era no sentido de certificar o público participante. Foi pontuado que as propostas de evento devem estar mais detalhados e indicar a articulação com o projeto maior. Foi ponderado que o relatório final como está não atende as demandas e está sendo reformulado, mas tem condições de melhorar as informações colocadas nos campos. Apontou ainda que o relatório não é intuitivo, mas ele pode ser devolvido para correções sempre que necessário e indicar o que está faltando e onde ele pode inserir a informação solicitada. Sugeriu um diálogo mais próximo com o proponente para auxiliar ele e não desestimular novas ações. Foi pontuada a necessidade de articulação das ações vinculadas, que normalmente é feito para haver a certificação das ações antes do final do projeto. Foi pontuado que o bolsista tem plano de trabalho que foi submetido no edital de contratação. Foi pontuado pela Patrícia que o evento criado está atrelado ao projeto maior e perguntou que a equipe recebe certificado tanto dos eventos quanto do projeto? Maria Angélica pontuou que o coordenador do projeto deve gerenciar a questão e não computar horas em duplicidade, mas a organização é reponsabilidade do proponente. Gilberto pontuou que várias dúvidas foram dirimidas e que o colegiado terá uma reunião na próxima quinta-feira, agradeceu a presença de Valéria, Ana Angélica e Marlei, indicou que sempre que houver dúvidas a Escola de Extensão será acionada. Pontuou que foi um momento rico de diálogo. Cumprimentou a todos agradecendo a disponibilidade. Valéria pontuou que tem os plantões itinerários da PROEXC a partir de demandas e pediu que entrassem em contato com a Roneide. Às 10:55, foi encerrada a reunião e, para constar, lavrei esta que, após lida e aprovada, será assinada por mim, Ana Rúbia Muniz dos Santos Pereira, na qualidade de Secretário(a), pelo Presidente, pelos membros e participantes. Ituiutaba, 11 de setembro de 2023.

Documento assinado eletronicamente por Lisias Pereira Novo, Membro de Colegiado, em 18/09/2023, às 10:17, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Gilberto Augusto de Oliveira Brito, Presidente, em 26/09/2023, às 11:09, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Patricia Cristina Venturini, Membro de Colegiado, em 28/09/2023, às 10:16, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Luciana Karen Calabria, Membro de Colegiado, em 02/10/2023, às 10:53, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Wallisom da Silva Rosa, Membro de Colegiado, em 02/10/2023, às 12:13, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Nilson Roberto Pereira, Membro de Colegiado, em 10/10/2023, às 09:27, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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