SEI/UFU - 5672840 - Ata de Reunião

ATA DA 5ª reunião/2024 Do Colegiado de Extensão do Instituto de Ciências Agrárias DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE UBERLÂNDIA

Em 26 de março de 2024, às 9 horas, via web Teams, teve início a quinta reunião do Colegiado de Extensão do Instituto de Ciências Agrárias do ano em curso, sob a Presidência da professora Tatiane Melo de Lima, estando presentes os membro citados no final desta Ata. Justificadas as ausências devido a greve dos técnicos. A reunião transcorreu da seguinte forma: 1. Ata da 4ª reunião do ano de 2024. A ata da 4ª foi lida, corrigida e aprovada com unanimidade. 2. Comunicações: 2.1. III Fórum de Extensão do ICIAG com a PROGRAD: A discussão começou com a análise da situação atual da consulta realizada para todas as coordenações, mencionando a inclusão desse tema na reunião do CONICIAG. A discussão culminou na necessidade de repensar as datas para a realização dos fóruns, considerando que as datas atuais têm coincidido com o final do semestre, o que sobrecarrega todos os envolvidos. A professora Tatiane sugeriu que os fóruns futuros sejam programados para o início dos semestres, visando melhor organização e menos sobrecarga. Foi decidido que o fórum será reavaliado e uma nova data será proposta com base na situação após os próximos 15 dias. Caso a greve não continue, a equipe pode buscar soluções e fazer diálogos com as coordenações e com a Prograd para adiantar o planejamento. Todos os participantes concordaram em repensar a data do fórum e aguardar o cenário para tomar decisões mais assertivas. 2.2. Comunicação sobre a consulta realizada junto às coordenações de curso sobre as dúvidas sobre as Atividades Curriculares de Extensão: A professora Tatiane Melo de Lima destacou que foi realizada a consulta às coordenações sobre as dúvidas das atividades de extensão, porém ainda não recebeu retorno completo, exceto por parte da comissão interna de Extensão do Curso de Agronomia. Ainda sobre essa discussão destacaram dois pontos sobre Documentação e Resolução: A professora Adriane de Andrade Silva levantou a necessidade de saber quais documentos devem ser arquivados para comprovar a realização das atividades de extensão. A professora Tatiane Melo de Lima compartilhou uma resolução publicada no grupo da comissão interna de Extensão do Curso de Agronomia, mencionando a Resolução da CONGRADE nº 39, datada de 14 de fevereiro de 2022. Esta resolução aborda a operacionalização das atividades curriculares de extensão e inclui diretrizes sobre a inserção dessas atividades no fluxo curricular e nos diários eletrônicos dos cursos. Foi discutido que, apesar da existência de uma normativa, o sistema atual da UFU ainda não suporta completamente a implementação das diretrizes descritas na resolução, o que tem gerado preocupações sobre a execução e a responsabilidade pelos registros dos registros. Sobre essas preocupações com encargos e Implementação, a professora Tatiane expressou sua preocupação com a sobrecarga de trabalho relacionada às atividades de extensão e a falta de registro adequado. Foi ressaltado que a falta de integração do sistema pode levar a dificuldades no futuro, especialmente na conclusão do curso e no registro dos projetos. A professora Adriane de Andrade Silva concordou que a resolução é breve, mas aborda as principais dúvidas e destacou a importância de buscar uma solução para os encargos docentes e o registro correto das atividades. A professora Sueli Moura Bertolino enfatizou que a resolução deve ser amplamente divulgada e discutida com todos os institutos para assegurar uma compreensão e aplicação adequadas. 3. Ordem do dia: 3.1. Impacto da Greve dos Técnicos Administrativos em Educação (TAE) sobre as reuniões do COLEXT-ICIAG: Foi discutido que a greve impactou muito as atividades de todos os setores da UFU. Foi discutido que o indicativo de greve dos docentes para o dia 15 de abril pode impactar ainda mais a organização das atividades e fóruns para a Prograd. Foi levantado que, caso a greve dos técnicos e docentes persista, pode haver dificuldades na matrícula dos alunos e na conclusão de atividades acadêmicas, como lançamento de notas e fechamento de anos letivos. A possibilidade de a greve terminar em maio foi mencionada, com o impacto de não conseguir organizar adequadamente o semestre e possíveis alterações nos prazos e datas de fóruns e atividades. Foi decidido ainda que a secretária do COLEX-ICIAG ficará responsável pela elaboração das atas após a greve, através de gravações e transcrições das reuniões, tendo em vista, a sobrecarga de trabalho dos membros docentes, pois os membros decidiram em manter as reuniões do colegiado, mesmo diante da greve. 3.2. Indicação do representante discente para membro do Colegiado de Extensão do ICIAG: A professora Tatiane Melo de Lima questionou se a indicação de um representante pode ser feita pessoalmente por meio de uma carta, sem necessidade de eleição. A professora Adriane de Andrade Silva confirmou que não é necessário realizar uma eleição para a indicação de representantes. A formalização pode ser feita através de uma carta de indicação. A professora Adriane mencionou ainda, a dificuldade em obter um cadastro completo das entidades estudantis, como o PET Engenharia Ambiental e o DEA de Agronomia de Uberlândia. A ausência desse cadastro torna necessário ao convocar as entidades para que indiquem seus representantes. Sobre o processo de indicação e eleição, foi acordado que, se as entidades estudantis optarem por realizar uma eleição, essa decisão será respeitada, e o nome do representante será informado após a eleição. Porém, se a entidade não realizar uma eleição, pode indicar seu representante através de um e-mail ou uma carta de indicação. Durante a reunião, os membros entraram em contato com representantes discentes do PET para formalizar a indicação do representante, os participantes discentes Amanda Vasconcelos, Thaís Cristina de Jesus e Vanderson Fernandes concordaram com o plano de ação e a formalização dos representantes via e-mail ou carta. O nome indicado para representante discente foi Guilherme Henriques Camelo e os alunos citados ficaram de enviar uma carta com essa indicação. 3.3. Deferimentos dos relatórios finais no SIEX: A professora Tatiane Melo de Lima relatou sobre o processo de deferimento dos relatórios finais. Ela destacou que, ao assumir a coordenação, encontrou uma quantidade significativa de relatórios pendentes desde o início de janeiro. Devido à grande quantidade e à falta de pareceres nos relatórios, Tatiane mencionou que deferiu todos sem análise detalhada. A referida professora levantou uma preocupação sobre a simplificação dos relatórios e propôs a criação de um formulário eletrônico para coletar informações básicas, como número de participantes, fotos, lista de presença e aspectos positivos e negativos da ação. A ideia é garantir que informações relevantes sejam coletadas e utilizadas para embasar futuros planos e melhorar a gestão de projetos de extensão. A professora Sueli Moura Bertolino questionou sobre a falta de acesso ao PDF dos relatórios preenchidos e expressou preocupação com a duplicação de trabalho pelos professores. A professora Adriane de Andrade Silva comentou que o relatório do Siex não fornece indicadores claros e sugeriu a inclusão de perguntas básicas no novo formulário para coleta de dados relevantes. Ainda, sobre as propostas de melhoria para relatórios de extensão, a professora Tatiane sugeriu a implementação de um formulário eletrônico, que poderia ser disponibilizado para os professores anexarem junto ao relatório final no sistema Siex. A ideia é simplificar o processo e garantir que informações importantes sejam registradas sem sobrecarregar os professores com relatórios complexos. Em seguida a professora Adriane de Andrade Silva propôs que o formulário inclua perguntas sobre a participação e execução das ações, como número de alunos envolvidos, presença, e aspectos positivos e negativos. O formulário também deve permitir o envio de fotos e lista de presença. Complementando a discussão, a professora Sueli Moura Bertolino mencionou que a implementação de um formulário eletrônico poderia ajudar a manter registros mais precisos e facilitar o acompanhamento das ações de extensão. A sugestão foi para que o formulário seja integrado ao processo já existente no Siex, possibilitando que o professor anexe o formulário quando o relatório for registrado. Portanto, as sugestões são: Criar um formulário eletrônico com perguntas básicas e indicadores para a coleta de dados de extensão; integrar o formulário ao processo no Siex, permitindo que os professores anexem o formulário junto ao relatório final e estabelecer um fluxo para que, ao registrar o relatório no Siex, o professor receba uma solicitação para preencher o novo formulário e anexá-lo ao relatório. Será discutido com a Secretaria sobre a implementação do novo fluxo para assegurar que os professores sejam notificados e instruídos corretamente. 3.4. Discussão e aprovação dos pareceres das ações enviadas pelo Siex e indexadas no SEI sob os seguintes números de processo, com seus respectivos pareceristas: Processo nº 23117.022119/2024-15, Professora Tatiane Lima; Processo nº 23117.020040/2024-41, Professora Sueli Bertolino: Os pareceres foram analisados e aprovados para correções no SIEX por unanimidade. 3.5 Definição de normas internas da coordenação de extensão sobre as ações com recursos financeiros: A professora Tatiane iniciou a discussão destacando a importância de definir como os recursos financeiros seriam alocados. Foi mencionado que a reunião anterior foi mais voltada para entender a situação atual e que a comissão interna estava trabalhando na formulação de uma minuta de resolução para a distribuição dos recursos. Foi abordada a necessidade de definir critérios para a seleção de projetos que concorreriam aos recursos disponíveis. Entre os critérios discutidos estavam: o número de alunos envolvidos, a conexão com programas institucionais e o impacto dos projetos. Foi sugerido que a alocação inicial fosse feita para eventos específicos da UFU, como os da Engenharia Ambiental e Agronomia, com uma alocação parcial para programas institucionais. Quanto as propostas de distribuição dos recursos, a professora Tatiane sugeriu alocar uma parte dos recursos para eventos e outra parte para as ACE´S, distribuindo de forma que cada área recebesse um montante adequado, ainda que isso implicasse aprovar menos projetos devido à limitação orçamentária. A ideia seria definir a quantidade de projetos a serem aprovados com base no valor da matriz orçamentária disponível. No que se refere aos itens cobertos pelos recursos, as professoras Adriane de Andrade Silva e Sueli Moura Bertollino esclareceram que os recursos poderiam ser utilizados para transporte, material de consumo e gráfica, mas não para prestadores de serviço. A normativa incluirá essas diretrizes. Sobre os recursos adicionais a professora Adriane mencionou que, para eventos, se o valor destinado fosse de R$ 2.000,00, já seria um bom início. A discussão também incluiu o possível uso de recursos para itens permanentes, como tendas e Flip charts, que poderiam ajudar a reduzir custos com aluguel e facilitar a realização de eventos. Além disso, foi discutido os desafios logísticos, os quais foi levantada a necessidade de um espaço adequado para armazenamento dos materiais e equipamentos. A falta de espaço foi destacada como um desafio a ser enfrentado. Para finalizar a professora Tatiane sugeriu que, após a elaboração do documento normativo pela comissão, este fosse revisado e aprovado pelos participantes da reunião antes de ser enviado para o ICIAG. Os membros do colegiado finalizaram o assunto com o compromisso de continuar o trabalho em conjunto para implementar as novas normas e garantir a alocação eficaz dos recursos financeiros. 4.Outros: Data e horário da próxima reunião serão definidos e comunicados posteriormente. A reunião foi encerrada às 11:45h. Não havendo mais nada a ser tratado, encerrou-se a reunião e lavrei esta ata via gravação de vídeo e transcrição que, após lida e aprovada, será assinada por mim, Yara Cristina Batista de Sousa, na qualidade de Secretário(a), pela Presidente, pelos membros e participantes. Uberlândia, 04 de setembro de 2024.

Documento assinado eletronicamente por Adriane de Andrade Silva, Membro de Colegiado, em 13/09/2024, às 11:13, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Yara Cristina Batista de Souza, Assistente em Administração, em 13/09/2024, às 11:14, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Sueli Moura Bertolino, Membro de Colegiado, em 13/09/2024, às 11:16, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Documento assinado eletronicamente por Tatiane Melo de Lima, Membro de Colegiado, em 13/09/2024, às 11:16, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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